院办发〔2021〕7号
关于印发《宿州学院学生档案管理细则》的通知
各二级学院，相关部门：
《宿州学院学生档案管理细则》已于2021年11月11日经校长办公会、校党委会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。
宿州学院
2021年12月13日
宿州学院学生档案管理细则
第一章 总则
第一条 为进一步加强我校学生档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)、《安徽省高等学校档案管理实施办法》(教办〔2009〕44号)、《关于加强和改进新形势下学校档案工作的实施意见》(中办发〔2014〕15号)，结合学校实际，制定本细则。
第二条 学生档案是学生思想道德、身体状况、学习经历、学识水平、工作能力等综合素质的真实记录，是做好学生管理和学生就业工作的重要依据，是学校档案的重要组成部分。
第三条 本细则所称的学生档案是指我校所有学生在校期间形成的，能够反映学生学习经历、思想品德、政治面貌、专业知识、身体状况、诚信状况、家庭状况等各种登记表格及奖惩材料。
第四条 按照集中统一管理各类档案材料的原则，我校学生档案由学校办公室档案室集中保管；各相关职能部门（教务处、招生就业处、学生处、团委、组织部等）、二级学院明确专人负责学生档案的管理工作，协助学校办公室档案室做好学生档案收集整理、检查核对、鉴别归档、保管使用、转送移交等工作。
第二章 学生档案的管理机构及职责
第五条 学校办公室档案室负责学生档案的集中统一管理。制定本部门工作计划、管理办法、规章制度；指导相关职能部门、二级学院学生档案材料的形成、积累和归档工作；按时接收、转递学生档案；安全、科学、规范管理学生档案。
第六条 相关职能部门依据部门职责负责形成、整理属于学生档案收集范围内的材料；二级学院学生档案工作由副书记分管，学生事务管理科具体负责做好本学院学生档案材料的收集、整理、审核、归档，并按要求完成档案材料移交等工作。
第三章 学生档案的归档范围及要求
第七条 学生档案包括高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，确保从学生报到入学到毕业离校全过程档案真实准确、规范完整。
学生档案的归档范围如下：
（一）入学时档案材料。包括高中学籍档案（高中学籍表、高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等）、新生入学登记表和体检表。专升本学生还应包括专科学习期间所有档案材料；
（二）学籍档案。包括学生身份信息、学籍注册信息、学年注册信息、学籍变动（休学、退学、转学、转专业、出国等）、学籍记载（含学业考试情况、社会实践情况、奖惩情况等）、学历注册信息、实习鉴定表、学年鉴定表、社会实践情况；教师资格等各类资格证认定表等材料；
（三）政治面貌材料。包括学生在校期间入党、入团等个人申请及相关材料；
（四）毕业材料。包括相关职能部门、二级学院形成的毕业生登记表、就业报到证等各类材料；
（五）奖励材料，包括相关职能部门、二级学院形成的学生在校期间获得的校级以上表彰、奖励材料，如“三好学生”、专项奖学金、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生等证明材料。
（六）处分材料，包括学生在校期间违反党纪国法、校纪校规等形成的各类处分材料。
第八条 学生档案的归档要求
（一）归档材料须为办理完毕的正式材料。材料必须信息真实、要素齐全；凡规定由组织审查的，须有组织签章；审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定等需与本人见面的材料，应有本人签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
（二）档案材料应使用国际标准A4型纸张印制，填写时须使用碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。
（三）归档材料须是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上加盖公章，并注明原件保管单位或个人。
第四章 学生档案的移交
第九条 新生入学后，新生档案材料由新生所在二级学院到学校办公室档案室统一领取，在新生转专业结束后2个月内向学校办公室档案室办理移交手续，移交时，填写学生档案移交表一式两份。
第十条 各二级学院须按要求，用学校专用档案袋对学生档案按学号顺序进行整理移交；对移交的档案材料，办公室档案室进行复查、入柜。
第十一条 学生在校期间形成的、需归档保存的材料，由相关职能部门、二级学院按学年收集、整理，于毕业年度6月底之前以二级学院为单位移交至学校办公室档案室。
第五章 学生档案的保管与保护
第十二条 学校办公室档案室应按照安全、保密的原则，科学保管学生档案，严禁学生档案毁损、丢失或泄密。
第十三条 学校办公室档案室应做好学生档案防火、防盗、防鼠、防潮、防蛀、防霉、防光、防高温“八防”工作。
（一）学生档案要用铁质专用档案柜存放，并定期检查。
（二）应保持学生档案库房的安全、清洁和室内适宜的温度、湿度。
第十四条 学校办公室档案室应积极利用现代信息技术将学生档案电子化，学生在校期间所有档案材料采用纸质、电子等多种形式保存，确保学生档案长期并完整保存。
第六章 学生档案的利用
第十五条 利用学生档案，应遵守如下规定：
（一）各二级学院只能查阅本学院学生的档案。查阅学生档案应出具介绍信，由学院分管领导签字，并加盖学院公章方可查阅；外单位人员需要查阅我校学生档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，经学校办公室负责人签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，学校办公室档案室工作人员必须在场。
（二）查阅学生档案的单位或个人不得擅自拍摄、复制档案的内容，确因工作需要利用学生档案材料取证的，须经学校办公室负责人批准，方可拍摄、复制。
（三）查阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料，否则，追究相关人员责任，直至追究法律责任。
（四）我校学生档案，原则上不允许借出。若有特殊情况必须借出时，须持本单位介绍信和有关身份证明，经学校办公室负责人签字同意，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。
借出时间一般不得超过3天，借出的学生档案不得擅自转借他人，对违反规定造成不良后果的，追究转借人相关责任。
（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的学生档案。
（六）学校办公室档案室依据学生档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具带有评论性意见的文字。
第七章 学生档案的转递
第十六条 学生毕业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时到学校办公室档案室办理学生档案转递手续。转递前须完成学生档案电子化工作。
学生档案转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要或中国邮政特快专递转递。
第十七条 转到其他学校学习的学生，应在接到转学通知后及时到学校办公室档案室办理学生档案转递手续。
第十八条 由其他学校转入我校的学生，转入学院应在收到学生档案后认真审核经核对无误后及时持转学证明至学校办公室档案室办理移交手续。
第十九条 应届毕业生的档案转递，学校办公室档案室按照宿州学院毕业生就业派遣方案，通过机要或中国邮政特快专递寄至毕业生被派遣单位，无特殊情况不予留档。
第二十条 因各种原因，滞留在学校办公室档案室保存的历届毕业生档案，应按照学生个人持有的有效证件及转递函办理转递手续。
第二十一条 因出国、退学等原因不在学校继续学习的，应及时与办公室档案室联系并办理档案转递手续。
第二十二条 当年未报到入学的新生，其档案经学生本人申请，转回生源所在地招生部门或原寄送单位。
第二十三条 我校学生因特殊情况，委托他人办理档案转递时，代办人须持有效证件、委托书、委托人身份证复印件、转递函办理转递手续。否则，学校办公室档案室有权拒绝办理。
第二十四条 学校办公室档案室根据毕业生意愿或要求，提供学生档案转递去向查询服务。
第八章 奖励与处分
第二十五条 对在学生档案工作中获得省级以上表彰或奖励的单位和个人，由学校办公室报请学校给予表彰、奖励。
第二十六条 有以下档案违法违纪行为的，学校根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)、《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局令第30号）和《事业单位工作人员处分暂行规定》（人力资源和社会保障部、监察部令第18号）等法律法规处理、处分直至追究法律责任：
（一）不按照学校规定按时归档或因工作疏忽等原因，导致应归档学生档案材料损毁或丢失的；
（二）调离岗位前未自觉完成学生档案材料移交或归档的；
（三）阻挠、反对、刁难、故意延误或拒绝学生档案材料审核签字等，导致无法正常归档或归档不完整的；
（四）擅自从学生档案中抽取、撤换、添加档案材料或涂改、伪造、损坏档案的；
（五）未经学校办公室授权擅自开具学生档案证明的；
（六）利用学校学生档案从事信息买卖等商业活动的；
（七）未经学校办公室同意，擅自公开学生档案信息的；
（八）保管和利用学生档案过程中不保护个人隐私或故意泄露个人隐私的。
第九章 附则
第二十七条 本细则由学校办公室负责解释。
第二十八条 本细则自印发之日起施行。
